A SITUAÇÃO

Fundada em 1967, a Azevedo Sette Advogados iniciou seus trabalhos inspirada pelo saudoso Dr. Orlando Rodrigues Sette, que 30 anos antes havia dado início a seu escritório de advocacia em Belo Horizonte, MG.

Em 1994, com o ingresso da Dra. Leila Azevedo Sette e o Dr. Marco Aurélio Sales Pinheiro a atuação na área trabalhista ampliou e evoluiu para uma estrutura própria.

Ao longo de quatro décadas de existência, a Azevedo Sette Advogados cresceu e transformou-se de acordo com as necessidades de seus clientes, estando hoje totalmente adaptada ao cenário econômico globalizado, caracterizado pela abertura e integração de mercados. O Escritório, atualmente representa a elite da advocacia brasileira e atua em âmbito internacional.

Hoje, a Azevedo Sette Advogados conta com seis escritórios nos mais importantes pólos industriais, econômicos e políticos do País. Além do escritório de Belo Horizonte, a Azevedo Sette está presente em Itabira (Vale do Aço), São Paulo, Rio de Janeiro, Brasília e Divinópolis. Possui, ainda, correspondentes em todas as grandes cidades e capitais do Brasil, além de escritórios de apoio na América do Norte, na Europa, na Ásia e na América do Sul.

A Azevedo Sette Advogados é considerada uma das dez maiores firmas de advocacia da América Latina, segundo estudos e levantamentos da International Guide on Law Firms "Latin Lawyer 250", publicado pela revista Law Business Research.

A matriz da área Trabalhista está situada na Rua Paraíba, nº 1000, 5º andar, Bairro Funcionários, Belo Horizonte - MG. Já as filiais estão localizadas nas cidades mineiras de João Monlevade, Itabira, Uberaba, Rio de Janeiro, Vitória e Paulínia - SP.

O consultor responsável pelo projeto foi o Sr. Anderson de Albuquerque Guimarães da empresa de consultoria INDEX TECNOLOGIA, sediada em Belo Horizonte e especializada em gestão da informação.

O DESAFIO

A empresa buscava uma solução para lidar com todos os documentos recebidos e produzidos pelo escritório, em sua unidade matriz e filiais, de modo integrado. Por se tratarem de documentos de processos judiciais devem ter seu conteúdo seguro, disponível, acessível e atualizado de acordo com os tramites judiciais. Os documentos gerenciados são vitais para os trabalhos de toda a equipe de cercade 5 0 advogados.

Antes de implantar a solução todos os documentos, cerca de 400 processos diários, que chegavam ao Escritório eram distribuídos fisicamente aos advogados solicitantes e ao final de seu uso eram armazenados em pastas de arquivo. Como os documentos só iam para o arquivo no final de seu uso, muitos eram desviados ou mesmo perdidos.

O tempo médio de armazenamento físico dos documentos era de 3 anos, e o arquivo físico da empresa já tomava uma parte considerável das instalações do escritório.

O maior desafio encontrado pela organização era o extravio de documentos, além da dificuldade e demora no acesso aos documentos tanto pelo unidade matriz como por suas filiais.

A SOLUÇÃO

A solução implantada teve como foco principal resolver o problema de acessibilidade e segurança apresentado pelo cliente. Todos os documentos recebidos são digitalizados, indexados e armazenados no sistema de gerenciamento integrado de documentos, permitindo que os usuários corretos tenham acesso aos documentos necessários para a realização do seu trabalho, estejam esses usuários fisicamente em qualquer parte do globo.

O software utilizado na solução foi o Docuware, desenvolvido pela empresa alemã de mesmo nome e distribuído pela Helioprint a mais de 5 anos no Brasil. A configuração projetada para solucionar as necessidades do cliente foram o Docuware Professional Server e módulo de Internet Server, com licenças de usuários ilimitadas.

No processo de digitalização o cliente faz uso de 3 scanners de produção e 2 scanners de mão, utilizado para digitalização de documentos diretamente no fórum.

OS RESULTADOS

Os principais resultados obtidos com a implantação foram à segurança e alta acessibilidade dos documentos, possibilitando grande aumento de eficiência e eficácia nos trabalhos realizados pelo escritório.

Para a criação do documento que será encaminhado a Justiça depende do estudo prévio da movimentação do processo em questão, cada advogado tem acesso imediato a esse conteúdo de forma rápida e confiável e o melhor em sua própria mesa de trabalho, seja na matriz ou em filial.

Os níveis de stress diminuíram, antes havia a perda e o extravio das pastas que armazenavam os documentos de cada processo. Isto criava um ambiente estressante e o pior com possibilidade de gerar uma perda financeira ao cliente e conseqüentemente ao escritório. Como o tempo de localização da pasta chegava a 12 horas, a produtividade era afetada.

Os serviços aos clientes também foram afetados com maior agilidade nas respostas de solicitações e mesmo com disponibilização de acessos, seja via internet ou através da criação de mídias pesquisáveis com os documentos de cada cliente.

O retorno de investimento da solução se deu em 12 meses, levando em consideração a eliminação dos custos com cópias, armazenamento e distribuição de documentos.